Проведение запроса цен-предложений c использованием балльной оценки

Функциональность балльной оценки

Внимание! Чтобы получить возможность проводить процедуры с использованием балльной оценки предложений, вам необходимо обратиться к Оператору Системы.

Функциональность балльной оценки предложений позволяет оценивать заявки участников не только по цене, но и по другим интересующим вас параметрам.

При проведении такой процедуры вам необходимо указать хотя бы один критерий, по которому оцениваются предложения участников, и назначить всем указанным критериям вес относительно общей оценки предложения. Вес всех критериев в сумме должен составлять 100%.

При оценке предложений значения критериев автоматически переводятся в баллы, а также заполняются и оцениваются организатором.

Создание извещения

1. Для подготовки извещения перейдите в Личный кабинет → папка Проведение закупок и продаж → ссылка Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → ссылка Создать новый запрос цен/предложений.

2. Заполните отобразившуюся форму, следуя указанным требованиям и разъясняющим комментариям.

Чтобы активировать функциональность балльной оценки предложений, поставьте отметку в поле Использовать балльную оценку предложений.

Если в процедуре предусматривается указание цены, то при заполнении соответствующих полей действуют следующие правила, регулирующие порядок и корректность их заполнения:

  • если в качестве типа цены, который применяется в данной процедуре, выбрана цена с НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена с НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена без НДС»;
  • если в качестве типа цены выбрана цена без НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена без НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена с НДС».
Внимание! Если в процедуре участвуют как плательщики НДС, так и поставщики, не уплачивающие НДС, то сопоставление их ценовых предложений необходимо осуществлять по цене контракта, которая будет фигурировать в договоре с победителем закупки.

Для процедур с указанием начальной цены в Системе предусмотрены две дополнительные настройки, которые включаются по обращению к Оператору и являются взаимоисключающими:

  • Скрывать начальную цену от участников;
  • Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью.

Если одна из этих настроек используется во всех организуемых вами процедурах, вы можете зафиксировать ее и соответствующая отметка будет автоматически проставляться в форме создания извещения без возможности ее редактирования. Обратитесь к Оператору Системы для корректной настройки этой функциональности.

В процедурах данного типа предусмотрена возможность продления срока подачи заявок при малом количестве участников. Обратитесь к Оператору для включения соответствующей функциональности, и в форме создания извещения будут доступны управляющие элементы для настройки параметров продления срока подачи заявок.

Автопродление приема заявок.png

Примечание: вы вправе обязать участников загружать документацию к своим предложениям. Для этого необходимо поставить отметку в поле Подгрузка документации к заявке обязательна.
Если все поля заполнены корректно, нажмите кнопку
Сохранить
.

3. Извещение также может быть создано на основе ранее проведенных процедур. Перейдите по ссылке Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) Личного кабинета. Среди существующих процедур найдите нужную в табличной форме одного из подразделов (зависит от статуса процедуры) и нажмите ссылку Скопировать.

Скопировать процедуру.png

Таким образом вы перейдете к предзаполненной форме создания извещения.

4. Укажите сроки проведения процедуры, проверьте правильность всех данных в форме и нажмите кнопку
Сохранить
.

Подготовленное извещение сохраняется в Личном кабинете → раздел Объявление закупок и продаж → раздел Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → вкладка На стадии подготовки.

Добавление новых критериев балльной оценки

1. Откройте вкладку Критерии оценки. Отобразится форма Критерии оценки предложений организации, которая включает:

  • опцию Сумма по лоту с НДС;
  • опцию Сумма по лоту без НДС;
  • ссылку Добавить критерий;
  • кнопки
    Сохранить
    и
    Отменить
    .
Примечание: в попозиционных процедурах поля Сумма по лоту с НДС и Сумма по лоту без НДС в форме добавления критериев отсутствуют, и не учитываются в балльной оценке предложений.

2. Нажмите ссылку Добавить критерий. В форме появится дополнительный блок полей и элементов для добавления нового критерия:

  • обязательное текстовое поле Название критерия;
  • необязательное текстовое поле Описание критерия для ввода краткого описания назначения критерия;
  • обязательный выпадающий список Тип поля;
  • обязательное числовое поле Вес критерия, в котором указывается процентная значимость критерия в общем списке критериев, используемых в торговой процедуре. Cуммарный вес всех критериев должен составлять 100%;
  • необязательное поле Порядок сортировки, определяющее порядок отображения критериев оценки при подаче предложения;
  • опция Заполняется организатором позволяет добавлять критерии, данные по которым будут вводиться вами в процессе обработки заявок и утверждения оценок;
  • опция Доступно только организатору (приватное) позволяет создать критерии, значения которых видны только вам;
  • ссылка Удалить критерий.


Балльная оценка1.png

Тип критерия определяется значением, выбранным в меню Тип поля. Система поддерживает следующие типы критериев:

  • Строковый тип критерия позволяет участнику вводить любое значение при подаче предложения. Данный тип критерия не поддерживает автоматическое определение лучшего значения, и его оценка вводится организатором вручную;
  • Числовой критерий позволяет участнику вводить при подаче предложения числовое значение. Данный тип критерия предполагает автоматическое определение лучшего значения с помощью переключателя max / min, и оценка по нему вычисляется автоматически исходя из предложений участников;
  • тип Дата позволяет выбрать из календаря нужную дату. Критерий данного типа не поддерживает автоматическую градацию лучшего значения, и его оценка вводится организатором в ручном режиме;
  • тип Выпадающий список позволяет выбрать вариант из фиксированного списка значений, задаваемого при добавлении критерия. Каждому варианту списка заранее присваивается определенная оценка в баллах, автоматически учитываемая в суммарной оценке в соответствии с весом критерия;

3. Добавьте необходимые критерии, заполнив, в том числе, появляющиеся в зависимости от типа критерия дополнительные поля.

Примечание: при использовании опции доступно только организатору (приватное) введенное участником значение критерия отображается при просмотре только ему и вам. От других участников и сторонних посетителей, просматривающих страницу Поступившие заявки, это значение скрыто.
4. После заполнения всех критериев с суммарным весом 100% нажмите кнопку
Сохранить
. Появится уведомление Сведения о критериях оценки успешно сохранены.

Шаблоны критериев

Критерии балльной оценки могут быть сохранены в виде готовых шаблонов, которые можно добавлять к закупочным процедурам с целью экономии времени при подготовке извещения.

1. Чтобы создать шаблон:

  • подготовьте извещение запроса цен/предложений с использованием балльной оценки предложений и сохраните набор критериев, которые войдут в сохраняемый шаблон;
  • на странице Критерии оценки нажмите кнопку
    Шаблоны критериев
    ;


Балльная оценка2.png

  • установите переключатель в положение Сохранить как новый;
  • введите наименование нового шаблона в отобразившееся поле, нажмите кнопку
    Сохранить
    и подтвердите действие.

2. Чтобы использовать готовый шаблон в создаваемой процедуре:

  • после сохранения извещения откройте вкладку Критерии оценки;
  • выберите в меню Загрузить в форму шаблон сохраненный ранее шаблон критериев оценки и нажмите кнопку
    Загрузить
    ;
  • после заполнения всех критериев с суммарным весом 100% нажмите кнопку
    Сохранить
    .

3. Чтобы изменить шаблон:

  • откройте вкладку Критерии оценки и загрузите из шаблона или заполните и сохраните критерии оценки;
  • нажмите кнопку
    Шаблоны критериев
    . Откроется всплывающее окно управления шаблонами критериев.
  • выберите из списка шаблон, который нужно изменить, нажмите кнопку
    Перезаписать шаблон
    и подтвердите действие.
4. Чтобы удалить шаблон, нажмите кнопку
Шаблоны критериев
, выберите из списка шаблон, который нужно удалить, нажмите кнопку
Удалить
и подтвердите действие.

Загрузка документации и размещение объявления

Прежде чем разместить объявление в Системе необходимо загрузить пакет закупочной документации.

1. Откройте страницу Извещение и нажмите ссылку Загрузить закупочную документацию (или одноименную кнопку).

Загрузка документов и размещение1.png

2. Загрузите файл документации с помощью кнопки + Добавить файл, при необходимости добавьте файл с дополнительной информацией в одноименном поле и нажмите
Подписать и сохранить
. Подпишите сформированный документ вашей электронной подписью.
Примечание: в поле Дополнительная информация добавляются файлы, предварительно загруженные в одноименный раздел Личного кабинета.


Дополнительная информация в ЛК.png

Ссылки Дополнительная информация в блоках Закупаемая продукция и услуги и Предлагаемая продукция и услуги ведут в разделы, где загружаются и хранятся файлы с дополнительной информацией для закупочных процедур и процедур на продажу соответственно.
Внимание! Удалить объявление возможно только до момента его размещения.
Для удаления объявления из Системы нажмите ссылку Удалить в блоке Действия.
3. Чтобы официально объявить процедуру, нажмите кнопку
Разместить объявление
на странице Извещение. Система запросит вашу ЭП.
Для ознакомления с документом воспользуйтесь ссылкой Показать подписываемый документ, после чего нажмите кнопку
Подписать и сохранить
.

После этого процедура автоматически переводится из категории На стадии подготовки в категорию Объявленные.

Редактирование извещения и отказ от проведения процедуры

1. Чтобы Редактировать закупочную документацию, нажмите одноименную ссылку в строке Закупочная документация.

Строка Действия.png

С помощью ссылок, расположенных в строке Действия на странице Извещение, можно выполнить следующие операции:

  • Для внесения изменений в извещение нажмите ссылку Редактировать.
Внимание! После внесения изменений в извещение у всех участников, подавших предложение до этого момента, появляется возможность отозвать заявку.
  • Вы можете Отменить процедуру на любом ее этапе, нажав соответствующую ссылку.
Примечание: также отменить процедуру можно с помощью ссылки в графе Действия таблицы процедур на странице Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке).
    После нажатия ссылки отобразится форма, в которой необходимо указать основание отмены процедуры и, если требуется, прикрепить соответствующий документ.

Приглашения к участию

1. Чтобы разослать пользователям персональные приглашения к участию в процедуре, откройте вкладку Приглашения к участию.

2. Нажмите ссылку Пригласить к участию. Откроется электронная форма Добавление приглашения к участию.

Приглашение к участию1.png

Примечание: если процедура многолотовая, в форме также будет представлен выпадающий список для выбора лота, к участию в котором будут приглашены получатели.

3. При помощи значка      откройте диалоговое окно Выбор получателя приглашения к участию.

4. Определите параметры поиска организаций и нажмите кнопку
Найти >>
. Организации, соответствующие заданным параметрам поиска, отобразятся в табличной форме.

Нажмите ссылку Добавить напротив той организации, которую вы намерены пригласить участвовать в процедуре.

Приглашение к участию2.png

Наименования добавленных организаций отобразятся в поле Получатели-участники Системы формы Добавление приглашения к участию.

Для удаления выбранной организации из формы нажмите на значок     . Чтобы удалить из поля все организации, нажмите на значок     .

5. Нажмите кнопку
Сохранить
в окне Добавление приглашения к участию.

До отправки приглашения вы можете Редактировать или Удалить его, воспользовавшись соответствующими ссылками в графе Действия.

Приглашение к участию3.png

6. Чтобы отправить приглашение к участию в процедуре, нажмите ссылку Разослать и подтвердите действие.

7. Для создания идентичного приглашения иному участнику Системы нажмите ссылку Создать приглашение с тем же текстом в графе Действия. Данная ссылка станет доступна после подтверждения выполненной рассылки предыдущего приглашения.

Разъяснения

Любой из участников Системы имеет возможность получить разъяснения условий проведения процедуры и положений документации с помощью функциональности Разъяснения.

Все запросы публикуются на странице Разъяснения.

1. Чтобы ответить на запрос разъяснений, нажмите ссылку [Ответить].

2. Впишите ответ в текстовое поле, загрузите при необходимости сопроводительные файлы с помощью кнопки + Добавить файл и нажмите кнопку
Сохранить
.

3. Вы также можете опубликовать информацию без запроса со стороны участников. Нажмите ссылку Добавить информацию и заполните отобразившуюся форму.

Ход процедуры

Сведения обо всех направленных ценах/предложениях фиксируются на странице Поступившие заявки, а также в блоке Последние поступившие заявки на странице Извещение.

Внимание! Вы можете вносить изменения в извещение даже при наличии поступивших предложений от участников. После редактирования извещения всем участникам рассылаются типовые уведомления. Однако при получении уведомления у участника появляется возможность отозвать заявку.

В процедурах с использованием балльной оценки, помимо ценового предложения, заявка участника содержит также значения всех заполняемых им критериев. Эти значения отображаются на странице Поступившие заявки.

Участники могут загружать и редактировать документацию к предложению вплоть до наступления даты вскрытия конвертов.

Если включена функциональность продления срока подачи заявок и количество претендентов меньше указанного вами при создании извещения, дата окончания подачи заявок остается доступной для редактирования в течение срока, оговоренного с Оператором при подключении этой функциональности.

1. Находясь на странице Извещение, нажмите ссылку Редактировать в строке Действия, установите новую дату окончания подачи заявок, нажмите кнопку
Сохранить
и подтвердите перенос даты вперед.

Обработка поступивших заявок участников

Примечание: если процедура многолотовая, нижеописанные действия по обработке заявок и формированию протоколов их вскрытия и рассмотрения необходимо совершить в каждом лоте.

Вскрытие заявок

После наступления даты окончания подачи заявок (или даты вскрытия заявок) наименования компаний-участников и документация к их заявкам становятся доступны для ознакомления.

1. Нажмите ссылку Документация в строке заявки участника. Откроется форма Документация к заявке со ссылками для скачивания файлов.

Примечание: вы можете Скачать файлы участников одним архивом с помощью соответствующей ссылки под таблицей заявок. Аналогичная ссылка расположена на странице Поступившие заявки, где вы также можете экспортировать таблицу заявок в Excel-файл. Раскройте выпадающий список Экспорт в файл, укажите параметры экспорта и нажмите Скачать.
2. Чтобы сформировать протокол вскрытия заявок, нажмите кнопку
Протокол вскрытия конвертов >>
на странице Извещение.
Примечание: если необходимо загрузить протокол, сформированный вне Системы, нажмите ссылку Загрузить.
3. Заполните форму Параметры протокола и нажмите кнопку
Сохранить
.
4. Из выпадающего списка в форме Выбор согласующего органа выберите комиссию и нажмите кнопку
Сохранить
. Отобразится форма голосования выбранной закупочной комиссии.
5. Укажите в таблице Голосование выбор каждого участника комиссии, отметьте выступавших и внесите данные в поля особых мнений, после чего нажмите кнопку
Сохранить
.
После сохранения данных о голосовании в таблице Параметры протокола отобразится кнопка
Утвердить протокол
.


Вскрытие.png

Примечание: внести исправления в протокол, выбрать другую комиссию или изменить результаты голосования возможно только до утверждения протокола. После утверждения кнопки
Редактировать
,
Изменить согласующий орган
и
Изменить голосование
, расположенные в соответствующих табличных формах, станут недоступны. Изменение любых сведений утверждённого протокола возможно лишь путем его отмены и формирования нового протокола.
6. Нажмите кнопку
Утвердить протокол
и подтвердите действие.

Рассмотрение заявок

1. После утверждения протокола вскрытия конвертов нажмите кнопку
Рассмотрение предложений
на странице Извещение.

2. Произведите допуск/отклонение участников с помощью ссылок Допустить и Отклонить в блоке Последние поступившие заявки.

При отклонении потребуется указать причину отказа в текстовом поле, после чего нажать кнопку
Подтвердить
.
3. Рассмотрев предложения участников, нажмите кнопку
Утвердить рассмотрение предложений
в блоке Протоколы.


Рассмотрение2.png

4. При необходимости формирования протокола рассмотрения предложений нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы. Отобразятся формы, которые потребуется заполнить и нажать кнопку
Утвердить протокол
.
Примечание: если требуется Отменить протокол, нажмите одноименную кнопку в блоке Протоколы на странице Извещение, загрузите файл с обоснованием отмены протокола и нажмите кнопку ОК. Протоколы отменяются в порядке, обратном их утверждению.

Дозапрос документов

Если после обработки заявок необходимо получить от участника дополнительные или недостающие документы, вы можете направить ему дозапрос документов. Со своей стороны участник в течение срока действия этого дозапроса направляет вам запрошенные документы.

1. Откройте вкладку Дозапрос документов и нажмите ссылку Создать новый дозапрос документов к предложению.

Проведение дозапроса1.png

2. Заполните форму нового дозапроса, загрузите при необходимости сопроводительные документы и нажмите кнопку
Сохранить
.


Проведение дозапроса2.png

Отобразится страница с направленным дозапросом и уведомлением Дозапрос успешно сохранен.

Вы можете Редактировать или Отменить дозапрос до его закрытия или до истечения срока его действия с помощью соответствующих ссылок в столбце Действия.

Новое проведение дозапроса1.png

3. После отправки участником запрашиваемых документов статус дозапроса меняется на Закрыт, и эти документы становятся доступны для скачивания в столбце Документы участника.

Новое проведение дозапроса2.png

Переторжка

На данном этапе вы можете воспользоваться правом на проведение переторжки, если такая возможность включена Оператором Системы. Подробнее с процедурой переторжки и возможными надстройками в ее рамках вы можете ознакомиться в инструкции Проведение переторжки в запросе цен-предложений.

Редактирование, утверждение и экспорт балльных оценок

Внимание! После утверждения оценок нельзя провести переторжку.

После утверждения протокола вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и проведения переторжки вы можете заполнить, отредактировать и утвердить балльные оценки допущенных до оценочной стадии заявок.

1. Для заполнения матрицы оценок откройте вкладку Оценка участников. Отобразится таблица Балльная оценка, в которой указаны участники процедуры, критерии оценки предложений, и оценки тех критериев, которые не заполняются организатором. Предложение с наилучшей суммарной оценкой по всем критериям выделено зеленым фоном.

Балльная оценка3.png

Если часть предложений была отклонена на стадии рассмотрения заявок, вместо значений критериев в столбцах этих заявок показываются прочерки, а вместо суммарной оценки предложения отображается отметка Заявка отклонена. Значения критериев отклоненных предложений не учитываются при расчете оценок других участников.

2. Нажмите кнопку Редактировать данные. Отобразится форма редактирования матрицы оценок:

  • критерии числового типа получили оценки, автоматически рассчитанные исходя из указанного направления max / min;
  • критерии типа Выпадающий список также получили оценки, выбранные автоматически, согласно фиксированным значениям, указанным для выбранных вариантов:
  • оценки для строковых критериев и критериев типа Дата не заполнены;
  • значения критериев, у которых при их добавлении была включена опция Заполняется организатором, также не заполнены.

3. Заполните оценки для критериев типа Строковый и Дата.

4. Заполните значения и оценки для критериев, заполняемых организатором, и нажмите кнопку Сохранить.

5. Нажмите кнопку Утвердить оценку и подтвердите действие вашей ЭП.

Примечание: в запросах цен/предложений с группировкой позиций по лотам каждый лот имеет собственную таблицу и кнопку Редактировать данные по лоту №1 (и далее в порядке нумерации лотов), а матрица оценок и суммарные оценки предложений рассчитываются отдельно для каждого лота. Кнопки Утвердить оценку и Скачать – единые для всего предложения.

Чтобы сохранить матрицу балльных оценок на ваш компьютер, нажмите кнопку Скачать под таблицей оценок.

Выбор победителя и завершение процедуры

1. Для завершения процедуры поставьте отметку напротив лучшего из предложений в блоке Последние поступившие заявки и нажмите кнопку
Завершить процедуру >>
.


Итоги зцп4.png

Если ни одно из предложений вас не устроило, вы можете Отменить процедуру, нажав соответствующую ссылку в строке Действия извещения.

Примечание: если на этапе формирования итогового протокола присутствует только одно предложение, вы можете выбрать один из предложенных ниже вариантов, установив отметку в соответствующее поле:
  • признать процедуру несостоявшейся без заключения договора с единственным участником;
  • признать процедуру несостоявшейся и заключить контракт с единственным участником.
Основание принятого решения вписывается в текстовое поле Основание решения, принятого по результатам процедуры.
2. Заполните форму Параметры протокола и нажмите кнопку
Сохранить
.
3. В форме Выбор согласующего органа выберите комиссию и нажмите кнопку
Сохранить
. Отобразится форма голосования выбранной комиссии.
4. Укажите в таблице Голосование выбор каждого участника комиссии, отметьте выступавших и внесите данные в поля особых мнений, после чего нажмите кнопку
Сохранить
.
5. Чтобы официально завершить процедуру и разослать уведомления участникам, нажмите кнопку
Разослать уведомления
.


Итоги зцп6.png

После утверждения итогового протокола и рассылки уведомлений процедура считается официально завершенной. Участники получают уведомления о завершении процедуры в раздел Список пришедших сообщений Личного кабинета и на электронные адреса. Итоги процедуры также отображаются на странице Извещение в таблице Последние поступившие заявки.

Внесение сведений о заключении договора

Внимание! Возможность вносить сведения о заключенном договоре и подписывать его электронной подписью недоступна по умолчанию. Для включения данной функциональности обратитесь к Оператору Системы.

После утверждения итогового протокола вы можете внести сведения о заключении договора с победителем процедуры.

1. Нажмите кнопку Сведения о заключении договора на странице Извещение или откройте вкладку Сведения о договоре.

Сведения о договоре1.1.png

2. Нажмите кнопку + Добавить договор.

3. Заполните отобразившуюся форму. Поля с предметом договора, его сторонами и ценой будут заполнены данными из итогового протокола.

Сведения о договоре2.1.png

3.1. Загрузите Файлы договора и, при необходимости, Дополнительные документы с помощью кнопок + Добавить файл и нажмите кнопку Сохранить.

Примечания:
  • в попозиционных процедурах при наличии нескольких победителей сведения о каждом договоре вносятся отдельно. При заполнении формы в выпадающем списке Наименование поставщика будут представлены все участники-победители в процедуре;
  • если проводится совместная закупка, в выпадающем списке Наименование заказчика будут представлены все заказчики процедуры, из которых необходимо выбрать компанию, заключающую договор.

Отобразится страница Сведения о договоре. Развернув блок с данными о договоре, вы можете редактировать или удалить сведения с помощью соответствующих управляющих элементов.

Сведения о договоре3.1.png

Внимание! Редактировать или удалить запись о договоре возможно только до отправки на подписание участнику. После отправки остается возможность Добавить сведения об изменении договора, которые также необходимо направить на подписание участнику.

4. Нажмите кнопку Отправить на подписание и подтвердите действие. Статус в записи изменится на Ожидается подписание со стороны участника.

Сведения о договоре4.1.png

Примечание: при наличии замечаний к проекту договора участник может составить протокол разногласий. В таком случае статус записи изменится на Составлен протокол разногласий и внизу раскрывающегося блока отобразится ссылка для скачивания загруженного участником файла, а также сопутствующая информация.

5. Когда участник подпишет сведения со своей стороны, статус изменится на Подписано со стороны участника.

Сведения о договоре5.1.png

При нажатии на кнопку внизу блока с данными откроется страница с информацией об электронной подписи участника.

Помогла ли вам эта
инструкция?

Да Нет

Спасибо за отклик.
Вы помогаете делать наши инструкции лучше.

Спасибо за отклик