Проведение параметрической попозиционной закупки

Особенности процедуры

Параметрическая попозиционная закупка

Процедура запроса предложений допускает проведение многопозиционной закупки с запросом характеристик товара у участника-поставщика. Участники смогут подавать предложения отдельно по каждой позиции, что позволит вам выбрать нескольких победителей.

Внимание! По умолчанию функциональность запроса характеристик недоступна. Для включения данной функциональности обратитесь к Оператору Системы.

Создание извещения

1. Для подготовки извещения перейдите в Личный кабинет → папка Объявление закупок и продаж → ссылка Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → ссылка Создать попозиционную закупку.

2. Заполните отобразившуюся форму, следуя указанным требованиям и разъясняющим комментариям.

При заполнении извещения поставьте отметку в поле Попозиционная закупка.

Для процедур с указанием начальной цены в Системе предусмотрены две дополнительные настройки, которые включаются по обращению к Оператору и являются взаимоисключающими:

  • Скрывать начальную цену от участников;
  • Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью.

Если одна из этих настроек используется во всех организуемых вами процедурах, вы можете зафиксировать ее и соответствующая отметка будет автоматически проставляться в форме создания извещения без возможности ее редактирования. Обратитесь к Оператору Системы для корректной настройки этой функциональности.

В процедурах данного типа предусмотрена возможность продления срока подачи заявок при малом количестве участников. Обратитесь к Оператору для включения соответствующей функциональности, и в форме создания извещения будут доступны управляющие элементы для настройки параметров продления срока подачи заявок.

Автопродление приема заявок.png

Примечание: вы вправе обязать участников загружать документацию к своим предложениям. Для этого необходимо поставить отметку в поле Подгрузка документации к заявке обязательна.
Если все поля заполнены корректно, нажмите кнопку
Сохранить
.

3. Вы можете создавать дополнительные поля предложений. Откройте вкладку Дополнительные поля предложений и заполните отобразившуюся форму.

Вы можете выбрать тип поля (строковый, числовой, дата, выпадающий список), сделать его обязательным или необязательным для заполнения участником, а также доступным для просмотра только организатору (приватным) или же публичным.

Внимание! Если вы собираетесь добавить дополнительные поля, ясно обозначьте правила их заполнения в документации к процедуре.

4. Извещение также может быть создано на основе ранее проведенных процедур. Перейдите по ссылке Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) Личного кабинета. Среди существующих процедур найдите нужную в табличной форме одного из подразделов (зависит от статуса процедуры) и нажмите ссылку Скопировать.

Скопировать процедуру.png

Таким образом вы перейдете к предзаполненной форме создания извещения.

5. Укажите сроки проведения процедуры, проверьте правильность всех данных в форме и нажмите кнопку
Сохранить
.

Подготовленное извещение сохраняется в Личном кабинете → раздел Объявление закупок и продаж → раздел Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → вкладка На стадии подготовки.

6. Для добавления закупочных позиций откройте вкладку Закупочные позиции.

7. Нажмите ссылку Добавить позицию и заполните отобразившуюся форму, либо используйте подготовленный вне Системы файл, нажав ссылку Загрузить из Excel.

Если в процедуре предусматривается указание цены, то при заполнении соответствующих полей действуют следующие правила, регулирующие порядок и корректность их заполнения:

  • если в качестве типа цены, который применяется в данной процедуре, выбрана цена с НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена с НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена без НДС»;
  • если в качестве типа цены выбрана цена без НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена без НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена с НДС».
Внимание! Если в процедуре участвуют как плательщики НДС, так и поставщики, не уплачивающие НДС, то сопоставление их ценовых предложений необходимо осуществлять по цене контракта, которая будет фигурировать в договоре с победителем закупки.


Добавление закупочной позици.png

Сформировав закупочную позицию через интерфейс Системы, нажмите кнопку
Сохранить
.

Добавление характеристик

В Системе предусмотрено три способа добавления характеристик:

Из готового шаблона

1. Перейдите по ссылке Добавить характеристики.

Добавление характеристик1.png

Отобразятся результаты поиска готовых шаблонов характеристик по названию позиции. Если результаты автоматического поиска не устраивают вас, введите ключевые слова в строку поиска и нажмите на значок .

Добавление характеристик2.png

2. Чтобы просмотреть шаблон, нажмите на ссылку с его названием.

Просмотрев содержимое шаблона, нажмите кнопку Вернуться, а затем Выбрать напротив подходящего шаблона. Отобразится форма редактирования шаблона.

Добавление характеристик3.png

3. Чтобы удалить ненужное поле, нажмите на значок . Нажмите кнопку Очистить список, если хотите удалить все поля. Если вы хотите удалить все выбранные характеристики и сменить способ их добавления, нажмите кнопку Вернуться к поиску набора закупочных требований.

4. Заполните поля желаемыми значениями.

Укажите для числовых полей, может ли предлагаемое участником значение отличаться от заданного, и если может, то в какую сторону. Для этого воспользуйтесь выпадающим списком со значениями «равно» (=), «больше или равно» (≥) и «меньше или равно» (≤).

Чтобы сделать определенное поле обязательным для заполнения, поставьте напротив него отметку в соответствующем столбце.

5. Чтобы добавить новую характеристику, воспользуйтесь кнопкой, расположенной в нижней части формы редактирования шаблона. Отобразится форма поиска характеристик.

Чтобы добавить найденную характеристику, нажмите на строку с ее наименованием. Чтобы добавить собственную характеристику, нажмите соответствующую кнопку, расположенную над строкой поиска.

Заполните поле Наименование характеристики и выберите тип данных. Если из выпадающего списка «Тип данных» вы выбрали число, то вам необходимо будет заполнить также появившиеся поля Группа и Единица измерения. Затем нажмите кнопку Сохранить.

6. Когда набор характеристик будет полностью соответствовать вашим требованиям, нажмите кнопку Сохранить внизу формы. Появится уведомление Данные успешно сохранены.

Через опросный лист

1. Чтобы загрузить характеристики из файла опросного листа, перейдите по ссылке Добавить характеристики в таблице позиций.

2. На странице поиска готовых наборов характеристик нажмите кнопку Загрузить опросный лист.

3. Загрузите в Систему необходимый файл со своего компьютера с помощью кнопки
Выберите файл
.

4. Нажмите кнопку Загрузить. После загрузки файла характеристики из него будут добавлены к позиции.

Вручную

1. Чтобы добавить все характеристики вручную, перейдите по ссылке Добавить характеристики в таблице позиций.

2. На странице поиска готовых наборов характеристик нажмите кнопку Задать характеристики вручную.

3. Нажмите кнопку Добавить характеристику. Откроется форма поиска характеристик.

Добавление характеристик4.png

4. Чтобы добавить найденную характеристику, нажмите на строку с ее наименованием. Чтобы добавить собственную характеристику, нажмите соответствующую кнопку, расположенную над строкой поиска.

5. Заполните поле Наименование характеристики и выберите тип данных.

Если из выпадающего списка «Тип данных» вы выбрали Число, то вам необходимо будет заполнить также появившиеся поля Группа и Единица измерения. Затем нажмите кнопку Сохранить.

6. Когда набор характеристик будет полностью соответствовать вашим требованиям, нажмите кнопку Сохранить внизу формы. Появится уведомление Данные успешно сохранены.

Загрузка документации и размещение объявления

Прежде чем разместить объявление в Системе необходимо загрузить пакет закупочной документации.

1. Откройте страницу Извещение и нажмите ссылку Загрузить закупочную документацию (или одноименную кнопку).

Загрузка документов и размещение1.png

2. Загрузите файл документации с помощью кнопки + Добавить файл, при необходимости добавьте файл с дополнительной информацией в одноименном поле и нажмите
Подписать и сохранить
. Подпишите сформированный документ вашей электронной подписью.
Примечание: в поле Дополнительная информация добавляются файлы, предварительно загруженные в одноименный раздел Личного кабинета.


Дополнительная информация в ЛК.png

Ссылки Дополнительная информация в блоках Закупаемая продукция и услуги и Предлагаемая продукция и услуги ведут в разделы, где загружаются и хранятся файлы с дополнительной информацией для закупочных процедур и процедур на продажу соответственно.
3. Чтобы официально объявить процедуру, нажмите кнопку
Разместить объявление
на странице Извещение. Система запросит вашу ЭП.
Для ознакомления с документом воспользуйтесь ссылкой Показать подписываемый документ, после чего нажмите кнопку
Подписать и сохранить
.

После этого процедура автоматически переводится из категории На стадии подготовки в категорию Объявленные.

Редактирование извещения и отказ от проведения процедуры


Строка Действия.png

С помощью ссылок, расположенных в строке Действия на странице Извещение, можно выполнить следующие операции:

  • Для внесения изменений в извещение нажмите ссылку Редактировать.
Внимание! После внесения изменений в извещение у всех участников, подавших предложение до этого момента, появляется возможность отозвать заявку.
  • Для удаления объявления из Системы нажмите ссылку Удалить.
Внимание! Удалить объявление возможно только до поступления первой заявки на участие в процедуре.
  • Вы можете Отказаться от проведения процедуры на любом ее этапе, нажав соответствующую ссылку.
Примечание: также отказаться от проведения процедуры можно в графе Действия таблицы процедур на странице Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке).
    После нажатия ссылки отобразится форма, в которой необходимо указать основание отказа от проведения процедуры и, если требуется, прикрепить соответствующий документ.

Приглашения к участию

1. Чтобы разослать пользователям персональные приглашения к участию в процедуре, откройте вкладку Приглашения к участию.

2. Нажмите ссылку Пригласить к участию. Откроется электронная форма Добавление приглашения к участию.

Приглашение к участию1.png

Примечание: если процедура многолотовая, в форме также будет представлен выпадающий список для выбора лота, к участию в котором будут приглашены получатели.

3. При помощи значка      откройте диалоговое окно Выбор получателя приглашения к участию.

4. Определите параметры поиска организаций и нажмите кнопку
Найти >>
. Организации, соответствующие заданным параметрам поиска, отобразятся в табличной форме.

Нажмите ссылку Добавить напротив той организации, которую вы намерены пригласить участвовать в процедуре.

Приглашение к участию2.png

Наименования добавленных организаций отобразятся в поле Получатели-участники Системы формы Добавление приглашения к участию.

Для удаления выбранной организации из формы нажмите на значок     . Чтобы удалить из поля все организации, нажмите на значок     .

5. Нажмите кнопку
Сохранить
в окне Добавление приглашения к участию.

До отправки приглашения вы можете Редактировать или Удалить его, воспользовавшись соответствующими ссылками в графе Действия.

Приглашение к участию3.png

6. Чтобы отправить приглашение к участию в процедуре, нажмите ссылку Разослать и подтвердите действие.

7. Для создания идентичного приглашения иному участнику Системы нажмите ссылку Создать приглашение с тем же текстом в графе Действия. Данная ссылка станет доступна после подтверждения выполненной рассылки предыдущего приглашения.

Разъяснения

Любой из участников Системы имеет возможность получить разъяснения условий проведения процедуры и положений документации с помощью функциональности Разъяснения.

Все запросы публикуются на странице Разъяснения.

1. Чтобы ответить на запрос разъяснений, нажмите ссылку [Ответить].

2. Впишите ответ в текстовое поле, загрузите при необходимости сопроводительные файлы с помощью кнопки + Добавить файл и нажмите кнопку
Сохранить
.

3. Вы также можете опубликовать информацию без запроса со стороны участников. Нажмите ссылку Добавить информацию и заполните отобразившуюся форму.

Ход процедуры

Сведения о заявках участников фиксируются на странице Поступившие заявки, а также в блоке Последние поступившие заявки на странице Извещение.

Внимание! Вы можете вносить изменения в извещение даже при наличии поступивших предложений от участников. После редактирования извещения всем участникам рассылаются типовые уведомления. Однако при получении уведомления у участника появляется возможность отозвать заявку.

Участники могут загружать и редактировать документацию к заявкам вплоть до наступления даты вскрытия конвертов.

Если включена функциональность продления срока подачи заявок и количество претендентов меньше указанного вами при создании извещения, дата окончания подачи заявок остается доступной для редактирования в течение срока, оговоренного с Оператором при подключении этой функциональности.

1. Нажмите ссылку Редактировать в строке Действия, установите новую дату окончания подачи заявок, нажмите кнопку
Сохранить
и подтвердите перенос даты вперед.

Обработка поступивших заявок участников

Примечание: если процедура многолотовая, нижеописанные действия по обработке заявок и формированию протоколов их вскрытия и рассмотрения необходимо совершить в каждом лоте.

Вскрытие заявок

После наступления даты окончания подачи заявок (или даты вскрытия заявок) наименования компаний-участников и документация к их заявкам становятся доступны для ознакомления.

1. Нажмите ссылку Документация в строке заявки участника. Откроется форма Документация к заявке со ссылками для скачивания файлов.

Примечание: вы можете Скачать файлы участников одним архивом с помощью соответствующей ссылки под таблицей заявок. Аналогичная ссылка расположена на странице Поступившие заявки, где вы также можете экспортировать таблицу заявок в Excel-файл. Раскройте выпадающий список Экспорт в файл, укажите параметры экспорта и нажмите Скачать.
2. Чтобы сформировать протокол вскрытия заявок, нажмите кнопку
Протокол вскрытия конвертов >>
на странице Извещение.
Примечание: если необходимо загрузить протокол, сформированный вне Системы, нажмите ссылку Загрузить.
3. Заполните форму Параметры протокола и нажмите кнопку
Сохранить
.
4. Из выпадающего списка в форме Выбор согласующего органа выберите комиссию и нажмите кнопку
Сохранить
. Отобразится форма голосования выбранной закупочной комиссии.
5. Укажите в таблице Голосование выбор каждого участника комиссии, отметьте выступавших и внесите данные в поля особых мнений, после чего нажмите кнопку
Сохранить
.
После сохранения данных о голосовании в таблице Параметры протокола отобразится кнопка
Утвердить протокол
.


Вскрытие.png

Примечание: внести исправления в протокол, выбрать другую комиссию или изменить результаты голосования возможно только до утверждения протокола. После утверждения кнопки
Редактировать
,
Изменить согласующий орган
и
Изменить голосование
, расположенные в соответствующих табличных формах, станут недоступны. Изменение любых сведений утверждённого протокола возможно лишь путем его отмены и формирования нового протокола.
6. Нажмите кнопку
Утвердить протокол
и подтвердите действие.

Рассмотрение заявок

1. После утверждения протокола вскрытия конвертов нажмите кнопку
Рассмотрение предложений
на странице Извещение.

2. Произведите допуск/отклонение участников с помощью ссылок Допустить и Отклонить в блоке Последние поступившие заявки.

При отклонении потребуется указать причину отказа в текстовом поле, после чего нажать кнопку
Подтвердить
.
3. Рассмотрев предложения участников, нажмите кнопку
Утвердить рассмотрение предложений
в блоке Протоколы.


Рассмотрение2.png

4. При необходимости формирования протокола рассмотрения предложений нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы. Отобразятся формы, которые потребуется заполнить и нажать кнопку
Утвердить протокол
.
Примечание: если требуется Отменить протокол, нажмите одноименную кнопку в блоке Протоколы на странице Извещение, загрузите файл с обоснованием отмены протокола и нажмите кнопку ОК. Протоколы отменяются в порядке, обратном их утверждению.

Дозапрос документов

Если после обработки заявок необходимо получить от участника дополнительные или недостающие документы, вы можете направить ему дозапрос документов. Со своей стороны участник в течение срока действия этого дозапроса направляет вам запрошенные документы.

1. Откройте вкладку Дозапрос документов и нажмите ссылку Создать новый дозапрос документов к предложению.

Проведение дозапроса1.png

2. Заполните форму нового дозапроса, загрузите при необходимости сопроводительные документы и нажмите кнопку
Сохранить
.


Проведение дозапроса2.png

Отобразится страница с направленным дозапросом и уведомлением Дозапрос успешно сохранен.

Вы можете Редактировать или Отменить дозапрос до его закрытия или до истечения срока его действия с помощью соответствующих ссылок в столбце Действия.

Новое проведение дозапроса1.png

3. После отправки участником запрашиваемых документов статус дозапроса меняется на Закрыт, и эти документы становятся доступны для скачивания в столбце Документы участника.

Новое проведение дозапроса2.png

Переторжка

На данном этапе вы можете воспользоваться правом на проведение переторжки, если такая возможность включена Оператором Системы. Подробнее с процедурой переторжки и возможными надстройками в ее рамках вы можете ознакомиться в инструкции Проведение переторжки в запросе цен-предложений.

Выбор победителя и завершение процедуры

1. Для завершения процедуры поставьте отметку напротив лучшего из предложений в блоке Последние поступившие заявки и нажмите кнопку
Завершить процедуру >>
.


Итоги зцп1.png

2. Завершение процедуры возможно двумя способами:

2.1. Нажмите ссылку Ввести данные по победителям вручную и заполните отобразившуюся форму: укажите для каждой компании номера позиций, по которым она выбрана победителем, и основание принятого решения.

Нажмите кнопку
Сохранить
и подтвердите действие.
Примечание: также возможно отклонить все поступившие предложения, установив отметку в соответствующее поле.

2.2. Нажмите ссылку Отметить в таблице поступивших предложений и заполните отобразившуюся форму, выбрав по каждой позиции победителя. Также можно отклонить все предложения по позиции либо все предложения по всем позициям.

Итоги зцп2.png

Кроме сравнения по ценам вы можете Сравнить характеристики каждого предложенного товара, нажав соответствующую ссылку.

Чтобы сравнить предложения, выберите параметр Большее или Меньшее напротив каждой важной для вас характеристики. Более выгодное предложение выделится зеленым цветом. Выберите наилучшее предложение с помощью отметки Выбрать предложение.

В результате в общей таблице заявок в ячейке выбранного предложения будет отображаться пометка Оптимальный набор характеристик.

Примечание: если на этапе формирования итогового протокола присутствует только одно предложение, вы можете выбрать один из предложенных ниже вариантов, установив отметку в соответствующее поле:
  • признать процедуру несостоявшейся без заключения договора с единственным участником;
  • признать процедуру несостоявшейся и заключить контракт с единственным участником.
Основание принятого решения вписывается в текстовое поле Основание решения, принятого по результатам процедуры.
После заполнения данных нажмите кнопку
Завершить процедуру >>
.
3. На отобразившейся странице заполните форму Параметры протокола и нажмите кнопку
Сохранить
.
4. В форме Выбор согласующего органа выберите комиссию и нажмите кнопку
Сохранить
. Отобразится форма голосования выбранной комиссии.
5. Укажите в таблице Голосование выбор каждого участника комиссии, отметьте выступавших и внесите данные в поля особых мнений, после чего нажмите кнопку
Сохранить
.
6. Чтобы официально завершить процедуру и разослать уведомления участникам, нажмите кнопку
Разослать уведомления
.


Итоги зцп3.png

После утверждения итогового протокола и рассылки уведомлений процедура считается официально завершенной. Участники получают уведомления о завершении процедуры в раздел Список пришедших сообщений Личного кабинета и на электронные адреса. Итоги процедуры также отображаются на странице Извещение в таблице Последние поступившие заявки.

Внесение сведений о заключении договора

Внимание! Возможность вносить сведения о заключенном договоре и подписывать его электронной подписью недоступна по умолчанию. Для включения данной функциональности обратитесь к Оператору Системы.

После утверждения итогового протокола вы можете внести сведения о заключении договора с победителем процедуры.

1. Нажмите кнопку Сведения о заключении договора на странице Извещение или откройте вкладку Сведения о договоре.

Сведения о договоре1.1.png

2. Нажмите кнопку + Добавить договор.

3. Заполните отобразившуюся форму. Поля с предметом договора, его сторонами и ценой будут заполнены данными из итогового протокола.

Сведения о договоре2.1.png

3.1. Загрузите Файлы договора и, при необходимости, Дополнительные документы с помощью кнопок + Добавить файл и нажмите кнопку Сохранить.

Примечания:
  • в попозиционных процедурах при наличии нескольких победителей сведения о каждом договоре вносятся отдельно. При заполнении формы в выпадающем списке Наименование поставщика будут представлены все участники-победители в процедуре;
  • если проводится совместная закупка, в выпадающем списке Наименование заказчика будут представлены все заказчики процедуры, из которых необходимо выбрать компанию, заключающую договор.

Отобразится страница Сведения о договоре. Развернув блок с данными о договоре, вы можете редактировать или удалить сведения с помощью соответствующих управляющих элементов.

Сведения о договоре3.1.png

Внимание! Редактировать или удалить запись о договоре возможно только до отправки на подписание участнику. После отправки остается возможность Добавить сведения об изменении договора, которые также необходимо направить на подписание участнику.

4. Нажмите кнопку Отправить на подписание и подтвердите действие. Статус в записи изменится на Ожидается подписание со стороны участника.

Сведения о договоре4.1.png

5. Когда участник подпишет сведения со своей стороны, статус изменится на Подписано со стороны участника.

Сведения о договоре5.1.png

При нажатии на кнопку внизу блока с данными откроется страница с информацией об электронной подписи участника.

Помогла ли вам эта
инструкция?

Да Нет

Спасибо за отклик.
Вы помогаете делать наши инструкции лучше.

Спасибо за отклик