Проведение параметрической попозиционной закупки

Особенности процедуры

Параметрическая попозиционная закупка

Процедура запроса предложений допускает проведение многопозиционной закупки с запросом характеристик товара у участника-поставщика. Участники смогут подавать предложения отдельно по каждой позиции, что позволит вам выбрать нескольких победителей.

Создание извещения

1. Для подготовки извещения перейдите в Личный кабинет, раскройте раздел Проведение закупок и продаж и нажмите ссылку Мои закупки.

2. На отобразившейся странице нажмите кнопку Создать закупку, выберите в появившемся выпадающем списке Способ закупки вариант Запрос предложений и нажмите кнопку Создать.

3. Заполните отобразившуюся форму, следуя указанным требованиям и разъясняющим комментариям.

При установке отметки Торги за единицу участник не сможет указывать собственную единицу измерения при подаче заявки.

3.1. Поставьте отметку в поле Попозиционная закупка.

Чтобы предусмотреть для участников возможность подачи аналогов закупаемых позиций, поставьте отметку в поле Разрешена подача аналогов закупаемых позиций. С помощью появившихся дополнительных полей вы также можете:

• Ограничить перечень возможных аналогов - участник будет выбирать из добавленных вами аналогов;
• Ограничить подачу только одним предложением - участник не сможет подавать предложения по основной позиции и ее аналогам одновременно.

3.2. Для процедур с указанием начальной цены в Системе предусмотрены две дополнительные настройки, которые включаются по обращению к Оператору и являются взаимоисключающими:

• Скрывать начальную цену от участников;
• Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью.

Если одна из этих настроек используется во всех организуемых вами процедурах, вы можете зафиксировать ее и соответствующая отметка будет автоматически проставляться в форме создания извещения без возможности ее редактирования. Обратитесь к Оператору Системы для корректной настройки этой функциональности.

Если при создании извещения вы установили отметки в полях Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью и Не указывать начальную цену по позициям, то в форме создания позиции будет отображаться необязательное поле для ввода цены. Таким образом действие настройки Ограничивать предложения участников указанной в извещении стоимостью будет распространяться только на позиции с указанной начальной ценой.

3.3. В процедурах данного типа предусмотрена возможность продления срока подачи заявок при малом количестве участников. Обратитесь к Оператору для включения соответствующей функциональности, и в форме создания извещения будут доступны управляющие элементы для настройки параметров продления срока подачи заявок.



3.4. Если условия проведения процедуры допускают подачу заявки участником без документации к предложению, снимите отметку в поле Подгрузка документации к заявке обязательна.

4. Вы можете создавать дополнительные поля предложений. Откройте вкладку Дополнительные поля предложений и заполните отобразившуюся форму.

Вы можете выбрать тип поля (строковый, числовой, дата, выпадающий список, файл), сделать его обязательным или необязательным для заполнения участником, а также доступным для просмотра только организатору (приватным) или же публичным.

5. Извещение также может быть создано на основе ранее проведенных процедур. Перейдите по ссылке Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) Личного кабинета. Среди существующих процедур найдите нужную в табличной форме одного из подразделов (зависит от статуса процедуры) и нажмите ссылку Скопировать.



Таким образом вы перейдете к предзаполненной форме создания извещения.

Подготовленное извещение сохраняется в Личном кабинете → раздел Объявление закупок и продаж → раздел Мои запросы цен/предложений (объявления о покупке) → вкладка На стадии подготовки.

7. Для добавления закупочных позиций откройте вкладку Закупочные позиции.

8. Нажмите ссылку Добавить позицию и заполните отобразившуюся форму, либо используйте подготовленный вне Системы файл, нажав ссылку Загрузить из Excel.

Если в процедуре предусматривается указание цены, то при заполнении соответствующих полей действуют следующие правила, регулирующие порядок и корректность их заполнения:

• если в качестве типа цены, который применяется в данной процедуре, выбрана цена с НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена с НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена без НДС»;
• если в качестве типа цены выбрана цена без НДС, то в строке «Цена за единицу продукции» сначала заполните поле Цена без НДС, далее введите значение НДС, и Система автоматически вычислит и подставит значение в поле «Цена с НДС».

Добавление характеристик

В Системе предусмотрено три способа добавления характеристик:

Из готового шаблона

1. Перейдите по ссылке Добавить характеристики.



Отобразятся результаты поиска готовых шаблонов характеристик по названию позиции. Если результаты автоматического поиска не устраивают вас, введите ключевые слова в строку поиска и нажмите на значок .



2. Чтобы просмотреть шаблон, нажмите на ссылку с его названием.

Просмотрев содержимое шаблона, нажмите кнопку Вернуться, а затем Выбрать напротив подходящего шаблона. Отобразится форма редактирования шаблона.



3. Чтобы удалить ненужное поле, нажмите на значок . Нажмите кнопку Очистить список, если хотите удалить все поля. Если вы хотите удалить все выбранные характеристики и сменить способ их добавления, нажмите кнопку Вернуться к поиску набора закупочных требований.

4. Заполните поля желаемыми значениями.

Укажите для числовых полей, может ли предлагаемое участником значение отличаться от заданного, и если может, то в какую сторону. Для этого воспользуйтесь выпадающим списком со значениями «равно» (=), «больше или равно» (≥) и «меньше или равно» (≤).

Чтобы сделать определенное поле обязательным для заполнения, поставьте напротив него отметку в соответствующем столбце.

5. Чтобы добавить новую характеристику, воспользуйтесь кнопкой, расположенной в нижней части формы редактирования шаблона. Отобразится форма поиска характеристик.

Чтобы добавить найденную характеристику, нажмите на строку с ее наименованием. Чтобы добавить собственную характеристику, нажмите соответствующую кнопку, расположенную над строкой поиска.

Заполните поле Наименование характеристики и выберите тип данных. Если из выпадающего списка «Тип данных» вы выбрали число, то вам необходимо будет заполнить также появившиеся поля Группа и Единица измерения. Затем нажмите кнопку Сохранить.

6. Когда набор характеристик будет полностью соответствовать вашим требованиям, нажмите кнопку Сохранить внизу формы. Появится уведомление Данные успешно сохранены.

Через опросный лист

1. Чтобы загрузить характеристики из файла опросного листа, перейдите по ссылке Добавить характеристики в таблице позиций.

2. На странице поиска готовых наборов характеристик нажмите кнопку Загрузить опросный лист.

4. Нажмите кнопку Загрузить. После загрузки файла характеристики из него будут добавлены к позиции.

Вручную

1. Чтобы добавить все характеристики вручную, перейдите по ссылке Добавить характеристики в таблице позиций.

2. На странице поиска готовых наборов характеристик нажмите кнопку Задать характеристики вручную.

3. Нажмите кнопку Добавить характеристику. Откроется форма поиска характеристик.



4. Чтобы добавить найденную характеристику, нажмите на строку с ее наименованием. Чтобы добавить собственную характеристику, нажмите соответствующую кнопку, расположенную над строкой поиска.

5. Заполните поле Наименование характеристики и выберите тип данных.

Если из выпадающего списка «Тип данных» вы выбрали Число, то вам необходимо будет заполнить также появившиеся поля Группа и Единица измерения. Затем нажмите кнопку Сохранить.

6. Когда набор характеристик будет полностью соответствовать вашим требованиям, нажмите кнопку Сохранить внизу формы. Появится уведомление Данные успешно сохранены.

Загрузка документации и размещение объявления

Прежде чем разместить объявление в Системе необходимо загрузить пакет закупочной документации.

1. Откройте страницу Извещение и нажмите ссылку Загрузить закупочную документацию (или одноименную кнопку).

После этого процедура автоматически переводится из категории На стадии подготовки в категорию Объявленные.

Редактирование извещения и отказ от проведения процедуры

1. Чтобы Редактировать закупочную документацию, нажмите одноименную ссылку в строке Закупочная документация.



С помощью ссылок, расположенных в строке Действия на странице Извещение, можно выполнить следующие операции:

• Для внесения изменений в извещение нажмите ссылку Редактировать.

• Вы можете Отменить процедуру на любом ее этапе, нажав соответствующую ссылку.

После нажатия ссылки отобразится форма, в которой необходимо указать основание отмены процедуры и, если требуется, прикрепить соответствующий документ.

Приглашения к участию

1. Чтобы разослать пользователям персональные приглашения к участию в процедуре, откройте вкладку Приглашения к участию.

2. Нажмите ссылку Пригласить к участию. Откроется электронная форма Добавление приглашения к участию.

3. При помощи значка      откройте диалоговое окно Выбор получателя приглашения к участию.

Нажмите ссылку Добавить напротив той организации, которую вы намерены пригласить участвовать в процедуре.



Наименования добавленных организаций отобразятся в поле Получатели-участники Системы формы Добавление приглашения к участию.

Для удаления выбранной организации из формы нажмите на значок     . Чтобы удалить из поля все организации, нажмите на значок     .

До отправки приглашения вы можете Редактировать или Удалить его, воспользовавшись соответствующими ссылками в графе Действия.



6. Чтобы отправить приглашение к участию в процедуре, нажмите ссылку Разослать и подтвердите действие.

7. Для создания идентичного приглашения иному участнику Системы нажмите ссылку Создать приглашение с тем же текстом в графе Действия. Данная ссылка станет доступна после подтверждения выполненной рассылки предыдущего приглашения.

Разъяснения

Любой из участников Системы имеет возможность получить разъяснения условий проведения процедуры и положений документации с помощью функциональности Разъяснения.

Все запросы публикуются анонимно на странице Разъяснения.

1. Чтобы ответить на запрос разъяснений, нажмите ссылку [Ответить].

3. Вы также можете опубликовать информацию без запроса со стороны участников. Нажмите ссылку Добавить информацию и заполните отобразившуюся форму.

Ход процедуры

Сведения о заявках участников фиксируются на странице Поступившие заявки, а также в блоке Последние поступившие заявки на странице Извещение.

Участники могут загружать и редактировать документацию к заявкам вплоть до наступления даты вскрытия конвертов.

Если включена функциональность продления срока подачи заявок и количество претендентов меньше указанного вами при создании извещения, дата окончания подачи заявок остается доступной для редактирования в течение срока, оговоренного с Оператором при подключении этой функциональности.

Обработка поступивших заявок участников

Вскрытие заявок

После наступления даты окончания подачи заявок наименования компаний-участников и документация к их заявкам становятся доступны для ознакомления.

1. Чтобы сформировать протокол вскрытия заявок, перейдите на страницу Извещение, из выпадающего списка в блоке Протоколы выберите соответствующий тип протокола и нажмите кнопку Сформировать протокол.

Отобразится форма голосования выбранной закупочной комиссии, которая будет заполняться данными по мере проведения голосования.

6.1. Если требуется Отменить протокол, нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы на странице Извещение, загрузите файл с обоснованием отмены протокола и нажмите кнопку Отменить протокол.

Рассмотрение заявок

1. После утверждения протокола вскрытия конвертов откройте вкладку Поступившие заявки, или нажмите кнопку Посмотреть заявки в правой части страницы Извещение.

На отобразившейся странице представлена таблица поступивших заявок с контактными данными участников и управляющими элементами для скачивания документации к предложениям.

2. Нажмите ссылку Документация в строке заявки участника. Откроется форма Документация к заявке со ссылками для скачивания файлов.

3. Для удобства при рассмотрении предложений вы можете экспортировать таблицу поступивших заявок в Excel-файл, индивидуально настроив параметры экспорта.

3.1. Раскройте выпадающий список Экспорт в файл, расположенный над таблицей заявок.

3.2. Чтобы скачать таблицу заявок со стандартным набором значений, выберите параметр отображения цен с НДС или без НДС и нажмите кнопку Скачать.

3.3. Чтобы индивидуально настроить параметры экспорта, нажмите кнопку + Добавить шаблон. Отобразится форма Настройка шаблона экспорта в файл.

Данные в сохраняемом Excel-файле группируются на трех листах, содержание которых вы можете настроить:

• лист Сравнительная таблица включает две группы параметров:
  • Сведения о заявках: Цена, Ставка НДС (%), Тип заявки (основная или альтернативная), Ранг по цене, ИНН участника, Дата и время подачи заявки;
  • Условия процедуры: Количество, Единицы измерения, Цена за единицу продукции, Общая стоимость закупки, Ставка НДС (%), Дата публикации процедуры, Дата окончания подачи заявок, Валюта процедуры, Условия оплаты, Условия поставки, Комментарий;
• лист История предложений включает параметры: ИНН участника, Цена, Ставка НДС (%), Дата и время подачи заявки;
• лист Контактные данные участников включает параметры: Полное наименование участника, ИНН, КПП, ОГРН, Юридический адрес, Фактический адрес, Контактное лицо, Должность, Телефон, Адрес электронной почты.

3.4. Выбирая в выпадающих списках листы файла и группы параметров, проставьте/снимите необходимые отметки, введите Название шаблона в одноименном текстовом поле и нажмите кнопку Сохранить.

Сохраненный шаблон будет доступен в строке выбора шаблонов раскрывающегося меню Экспорт в файл.



3.5. Чтобы сгенерировать и сохранить Excel-файл с таблицей поступивших заявок, выберите шаблон в выпадающем списке и нажмите кнопку Скачать.

4. Проанализировав заявки участников, нажмите кнопку Начать рассмотрение заявок и подтвердите действие.

5. Произведите допуск/отклонение участников с помощью отметок Допустить и Отклонить. При необходимости напишите комментарии в текстовых полях и загрузите Дополнительные файлы с помощью кнопок + Добавить файл.

При отклонении заявки участника текстовое поле для указания причины отклонения становится обязательным для заполнения.



6. Рассмотрев предложения участников, нажмите кнопку Утвердить рассмотрение. Отобразится страница Поступившие заявки с уведомлением Рассмотрение предложений утверждено.

7.1. Если требуется Отменить протокол, нажмите соответствующую кнопку в блоке Протоколы на странице Извещение, заполните отобразившуюся форму и нажмите кнопку Отменить протокол.

Дозапрос документов

Если после обработки заявок необходимо получить от участника дополнительные или недостающие документы, вы можете направить ему дозапрос документов. Со своей стороны участник в течение срока действия этого дозапроса направляет вам запрошенные документы.

1. Откройте вкладку Дозапрос документов и нажмите ссылку Создать новый дозапрос документов к предложению.

Отобразится страница с направленным дозапросом и уведомлением Дозапрос успешно сохранен.

Вы можете Редактировать или Отменить дозапрос до его закрытия или до истечения срока его действия с помощью соответствующих ссылок в столбце Действия.



3. После отправки участником запрашиваемых документов статус дозапроса меняется на Закрыт, и эти документы становятся доступны для скачивания в столбце Документы участника.

Переторжка

На данном этапе вы можете воспользоваться правом на проведение переторжки, если такая возможность включена Оператором Системы. Подробнее с процедурой переторжки и возможными надстройками в ее рамках вы можете ознакомиться в инструкции Проведение переторжки в запросе цен-предложений.

Выбор победителя и завершение процедуры

1. Чтобы Завершить процедуру, нажмите одноименную кнопку в блоке Последние поступившие заявки.



2. Завершение процедуры возможно двумя способами:

2.1. Нажмите ссылку Ввести данные по победителям вручную и заполните отобразившуюся форму: укажите для каждой компании номера позиций, по которым она выбрана победителем, и основание принятого решения.

2.2. Нажмите ссылку Отметить в таблице поступивших предложений и заполните отобразившуюся форму, выбрав по каждой позиции победителя. Также можно отклонить все предложения по позиции либо все предложения по всем позициям.



Кроме сравнения по ценам вы можете Сравнить характеристики каждого предложенного товара, нажав соответствующую ссылку.

Чтобы сравнить предложения, выберите параметр Большее или Меньшее напротив каждой важной для вас характеристики. Более выгодное предложение выделится зеленым цветом. Выберите наилучшее предложение с помощью отметки Выбрать предложение.

В результате в общей таблице заявок в ячейке выбранного предложения будет отображаться пометка Оптимальный набор характеристик.

Отобразится форма голосования выбранной закупочной комиссии, которая будет заполняться данными по мере проведения голосования.

7. Чтобы официально завершить процедуру и разослать уведомления участникам, нажмите кнопку Разослать уведомления.



После утверждения итогового протокола и рассылки уведомлений процедура считается официально завершенной. Участники получают уведомления о завершении процедуры в раздел Список пришедших сообщений Личного кабинета и на электронные адреса. Итоги процедуры также отображаются на странице Извещение в таблице Последние поступившие заявки.

Внесение сведений о заключении договора

После утверждения итогового протокола вы можете внести сведения о заключении договора с победителем процедуры.

1. Нажмите кнопку Сведения о заключении договора на странице Извещение или откройте вкладку Сведения о договоре.



2. Нажмите кнопку + Добавить договор.

3. Заполните отобразившуюся форму. Поля с предметом договора, его сторонами и ценой будут заполнены данными из итогового протокола.



3.1. Загрузите Файлы договора и, при необходимости, Дополнительные документы с помощью кнопок + Добавить файл и нажмите кнопку Сохранить.

Отобразится страница Сведения о договоре. Развернув блок с данными о договоре, вы можете редактировать или удалить сведения с помощью соответствующих управляющих элементов.

4. Нажмите кнопку Отправить на подписание и подтвердите действие. Статус в записи изменится на Ожидается подписание со стороны участника.

5. Когда участник подпишет сведения со своей стороны, статус изменится на Подписано со стороны участника.



При нажатии на кнопку внизу блока с данными откроется страница с информацией об электронной подписи участника.